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Consultoria em Gestão e Agronegócio

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Como gerir o seu tempo de maneira mais eficiente?


Ser comandado pelo tempo ou comandar ele?

Quem nunca chegou no final do dia com a sensação de não ter feito tudo o que tinha para fazer? Ou sentiu que as horas passaram voando?!

Gestão do tempo é basicamente você saber gerenciar seu dia a dia, listar as atividades que devem ser realizadas e realizá-las, com objetivo de que no final fique tudo pronto com ótima qualidade, mas você não pode esquecer de fazer suas atividades rotineiras também; não podemos roubar tempo de outras atividades ou dar prioridades a algum assunto, o equilíbrio é o que irá fazer você crescer.

Em nosso cotidiano, nos deparamos a todo momento com fatores que tiram nossa atenção, as mensagens instantâneas são o exemplo mais comum atualmente. Denominamos essas distrações como “ladrões de tempo”, e com certeza você já foi assaltado por algum deles!

“A vida já é curta e nós a encurtamos ainda mais desperdiçando o tempo”

Os “desperdiçadores de tempo” são os eventos que acontecem e que têm o poder de nos distrair, muitas vezes nos rendemos a eles sem perceber.

Veja mais alguns exemplos disso e como evitá-los:

As mensagens instantâneas: use aplicativos bloqueadores de sites (stayfocusd), desligue as notificações do celular, olhe as mensagens em um tempo já pré estabelecido (não ficar olhando a cada momento, freneticamente).

Desorganização do ambiente: utilize pastas distintas para cada projeto

Desorganização interna: priorizar as tarefas principais, utilizar listas sistemáticas, agenda, lembretes, entre outros.

Procrastinação (a arte de adiar uma atividade): determine suas prioridades, defina prazos para conclusão de tarefas e evite as interrupções.

Incapacidade de dizer “não”: Não se sobrecarregue, busque outras formas de dizer “não”, expor que tem outras atividades a serem realizadas.

Reuniões: checar se a reunião é realmente válida, estabelecer o tempo limite para se encerrar, certifique se sua presença é realmente necessária, seja pontual, o assunto a ser discutido deve ser objetivo, direto e produtivo.

Mais de 13h são repartidas em horário de aula, alimentação e noite de sono. (+atividades, trabalho, cuidar da casa). Gerir o tempo é saber usá-lo para realizar as atividades que você considera prioritárias, profissional ou pessoalmente. O fato é que dentre essas 24h temos as atividades básicas do ser humano, ou seja, passamos a ter, em média, apenas 11h do nosso dia para os demais compromissos. Por isso é de extrema importância saber repartir e gerenciá-lo da melhor maneira possível.

Sabendo lidar com esses entraves conseguimos planejamento e foco nas responsabilidades e afazeres. Utilizando técnicas e métodos de gerenciamento de tempo facilita o planejamento e a distribuição das atividades em um determinado período.

Algumas dicas simples que ajudam e muito! Essas são algumas que separamos:

Os métodos tradicionais: agendas, bloco de notas virtual e lista de afazeres.

Métodos visuais: cartolina com post-it.

O método do Pomodoro é uma divisão das tarefas com pequenos intervalos. O intuito é que durante o tempo reservado para execução da tarefa, realmente o foco e a dedicação deverão ser voltadas a atividade em questão, exclusivamente nela! Todas as outras distrações ou necessidades deverão ser realizadas durante o intervalo. (ex: 30 min = 25 min trabalho/05 min descanso).

Não podemos esquecer que é necessário reservar um tempo única e exclusivamente seu! Portanto, lembre-se de colocar na agenda um horário para lazer, um tempo para sua família e amigos.

Outra dica: Quando encontrar uma tarefa simples como, “mandar uma mensagem”, “fazer uma ligação”, resolva por primeiro! O ideal é fazer 20% de esforço gerarem 80% de resultados.

Separe um “tempo nobre” para checar e-mails, em vez de entrar de tempos em tempos.

E o mais importante: “tudo é uma questão de prioridades”, estabeleça pelo menos 3 coisas mais importantes para se fazer naquele dia, e foque nelas. O que é mais urgente, ou tem um prazo mais curto, etc.

Faça e utilize listas: Você não pode carregar tudo na sua cabeça

Priorização das tarefas: Selecionar tarefas que sejam de real importância. (20% de esforço 80% de resultado).

Foco: Focar somente na atividade que está sendo realizada naquele momento.

Pensamento positivo: Não tenha medo, pense em consequências positivas.

Defina seu horário nobre: Busque sempre adaptar o seu tempo de trabalho ao seu “horário nobre”. Algumas pessoas operam melhor no período da manhã, enquanto outras desempenham melhor suas atividades no inicia da tarde, ou, até mesmo à noite a na madrugada.

Método Pomodoro: Divisão de tarefas, com pequenos intervalos. (30 min = 25 min trabalho/05 min descanso).

Plano de Conferência: Possibilita a obtenção de informações por meio do contato com outras pessoas sem que haja interrupções ou distrações no trabalho.

Fazer a gestão do tempo não algo simples, mas o primeiro passo já é uma iniciativa e tanto, pegar isso para você é escolher se organizar para ao mesmo tempo realizar todas as suas atividades estabelecidas em um dia e ainda realizar as atividades de seu cotidiano.

É você gerenciar seu dia, saber quais são suas prioridades e listar o que você tem que fazer primeiro e assim consecutivamente, é encontrar o melhor jeito de realizar elas que se adeque a seu estilo de vida.

Dentre todos os métodos listados acima,veja com qual você se identifica, qual tem haver com o seu perfil, teste e veja que os resultados que obterá serão incríveis, gerenciar seu tempo só trará recompensa.


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