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Home Office: 10 dicas para deixar mais eficiente o trabalho em casa

O home office está cada vez mais presente nas empresas, não só do Brasil, mas do mundo todo. Isso acontece porque cada vez mais os profissionais buscam flexibilidade em suas jornadas, e as empresas, redução de custo e eficiência.

O home office, por definição, é “trabalho em casa”. Ou seja, o colaborador cumpre suas tarefas e objetivos sem estar fisicamente na empresa.

Agora que você já sabe o que é home office, confira abaixo 10 dicas para torná-lo mais eficiente!

1 - Realize uma gestão eficiente do trabalho remoto

Em primeiro lugar, para que a transição aconteça de forma organizada, é preciso planejar e adotar boas práticas, determinar algumas regras com as equipes e utilizar ferramentas de comunicação e gestão modernas e eficientes.

É preciso criar um plano de ação para as áreas que determine todas as etapas, prazos e responsáveis por cada projeto. Ou seja, organize os colaboradores de forma que todos saibam quais são as suas tarefas e prazos e realize encontros virtuais diários ou semanais para alinhar o andamento de cada uma das tarefas distribuídas.

Mantenha as equipes sempre em contato e bem informadas sobre tudo o que acontece na empresa, qualquer novidade relevante deve ser compartilhada e lembre-se de também compartilhar os resultados positivos, principalmente neste período.

2 - Faça videoconferências e aproxime quem está trabalhando a distância

Para garantir o contato entre todos os membros da equipe, existem diversas plataformas de videoconferência com funções práticas para tornar o dia a dia mais dinâmico, como o compartilhamento de tela, transferência de arquivos e até a gravação das reuniões.

‍Aqui vão algumas dicas de plataformas para garantir seus encontros virtuais:

Zoom Meetings - crie uma sala e compartilhe o link com os participantes. No modo gratuito, é possível ficar online por até 40 minutos, com até 100 pessoas.

Google Hangouts - para reuniões mais simples, a plataforma integrada ao Gmail permite videoconferências de até 10 pessoas e basta gerar um link para convidar os participantes.

Skype - uma das ferramentas mais conhecidas, agora também com uma versão para o navegador, mais simples e que conecta até 50 convidados em uma videoconferência. Para empresas maiores, existe o Skype for Business, com diversas funções exclusivas e reuniões com até 250 participantes.

Microsoft Teams - a ferramenta da Microsoft conta com um plano gratuito que garante videoconferências de até 250 pessoas e espaço de 10GB por equipe e 2GB por usuário para guardar arquivos, além de outros recursos, como a integração com pacote Office (Microsoft Word, Excel, PowerPoint e OneNote).

Dica: peça ao time que ligue suas câmeras durante as reuniões e, no início ou ao final delas, tire 5 minutinhos para perguntar como está sendo o dia de cada um e realizar um bate papo mais informal entre todos.

3 - Utilize ferramentas de gestão para tornar o home office mais eficiente

Adote um gerenciador de tarefas e projetos para manter o trabalho da equipe organizado e acompanhar em tempo real o que está sendo realizado e concluído por cada um. É muito importante visualizar o fluxo de trabalho e ter acesso à informações rapidamente.

Algumas empresas já possuem plataformas de gerenciamento de equipe mesmo dentro do escritório, para organização interna, acompanhamento das atividades pelas outras áreas, e principalmente, para que os superiores acessem dados com facilidade para tomada de decisões.

Para o trabalho remoto, esta é uma dica extremamente importante. É preciso reforçar o uso dessas ferramentas e entender a importância de deixá-las sempre atualizadas, para que todos os projetos da empresa sejam concluídos corretamente e dentro dos prazos determinados.

Veja dicas de gerenciadores de tarefas fáceis de usar para você adotar agora e começar a aumentar a produtividade da sua equipe:

Trello - com uma interface simples e versão gratuita, o software trabalha em modelo de cartões que podem ser arrastados através de uma linha do tempo para concluir o andamento das tarefas.

Asana - seu maior atributo é poder personalizar sua interface de acordo com as necessidades de cada equipe. Possui um visual bastante intuitivo e objetivo, e também possui versão gratuita.

Runrun.it - com planos a partir de R$250,00 mensais, sua empresa terá recursos totalmente personalizados e exclusivos para gerenciar suas equipes de forma completa.

4 - Mantenha a equipe motivada e incentive pequenas “pausas” durante o trabalho remoto

Organize sua equipe de forma que todos possam produzir com eficiência, mas sem ultrapassar os limites físicos e mentais. Determine horários de trabalho e cumpra-os. Evite mandar mensagens ou fazer calls fora do horário determinado e incentive seus colaboradores a fazer pequenos intervalos durante o expediente.

Um exemplo prático e muito eficiente é a chamada técnica Pomodoro de produtividade, que funciona basicamente em, 25 minutos de trabalho intercalados com pausa de 5 ou 10 minutos para fazer o que quiser, como ir ao banheiro, checar as redes sociais ou apenas tomar uma água e descansar.

Manter a equipe “desafogada” é o ponto chave para mantê-la produzindo com eficiência e motivação. Não sobrecarregue demais. Estar em casa, às vezes, permite que as pessoas trabalhem mais ou se dediquem apenas ao trabalho 24 horas por dia, e isso não é saudável.

Portanto, funcione como se estivesse no escritório. Faça com que seus colaboradores dediquem parte do dia à vida pessoal e a cuidar de si mesmos. Afinal, estamos passando por um momento onde cuidar é muito importante, fique atento à isso!

5 - Aprenda a vencer as barreiras do home office

Para trabalhar de casa, existem certas barreiras que precisam ser vencidas, como pequenas distrações, ficar de pijama o dia inteiro ou controlar os limites entre vida pessoal e profissional.

Lembre-se: trabalhar de pijama, jamais! Isso acaba tirando a sensação de que estamos trabalhando e atrapalha a autodisciplina. Troque de roupa e organize sua estação de trabalho antes de começar!

Escolha um lugar silencioso e que te permita trabalhar com postura e organização. Evite trabalhar do sofá, por exemplo. Escolha uma mesa com uma cadeira confortável em um ambiente que te permita focar em suas tarefas.

Evite a sobrecarga de trabalho. Como já falamos anteriormente, neste momento é preciso manter o equilíbrio entre vida profissional e pessoal. Trabalhe e dedique-se aos seus projetos, mas lembre-se de manter sua vida pessoal em dia e tire um tempo para você mesmo diariamente.

6. Crie um espaço de trabalho incentivador

Ao trabalhar em casa, o ambiente que você cria para si mesmo desempenha um grande papel em sua capacidade de ser eficaz.

Algumas pessoas gostam de manter vários espaços abertos e se moverem ao longo do dia, por acharem que a variação inspira produtividade.

Para outros, uma mesa dedicada ao home office pode ser melhor, para que elas possam se instalar em um espaço consistente. Independentemente disso, existem alguns fatores ambientais que desempenham um grande papel a serem considerados.

Você gosta de trabalhar em um ambiente luminoso? Será que os ruídos ou a música de fundo diminuem ou aumentam a sua produtividade? Até mesmo o clima é um fator importante.

Estudos têm demonstrado que temperaturas baixas podem aumentar os sentimentos de tristeza e solidão.

E consistentemente, temperaturas altas podem fazer com que você se sinta fraco e, portanto, menos produtivo.

Os especialistas sugerem manter a temperatura em torno de 18° a 21° Celsius, a fim de incentivar a produtividade.

7. Bem-vindo as distrações inevitáveis

Tão importante quanto fazer pausas regulares é a necessidade de acolher as distrações inevitáveis em seu expediente. Trabalhar em casa oferece uma infinidade de distrações, seja seu telefone tocando ou o desejo de lavar a louça da noite anterior. Ao invés de ignorar todas as distrações, é importante reconhecê-las e se dedicar às mais pendências de maior necessidade. Um estudo liderado pela Universidade da Califórnia, em Irvine, sobre distração no local de trabalho, apresentado em um painel durante o South by Southwest, encontrou funcionários realmente felizes ao realizarem tarefas, como limpar a própria mesa ou a limpar a caixa de e-mails. Completar esses tipos de tarefas lhe dá uma sensação de realização, sem o stress correspondente que vem junto com tarefas mais desafiadoras. E essas distrações em última análise, aumentam à sua produtividade na medida em que você terminar os afazeres domésticos!

8. Mantenha a um padrão normal de trabalho

Assim como a manutenção de uma consistente rotina matinal o prepara para ser produtivo e obter sucesso, é importante continuar no mesmo ritmo durante todo o dia e manter um padrão de trabalho regular. Por exemplo, sua programação pode consistir em acordar cedo, ir correr, tomar banho e vestir-se para trabalhar, seguido de um café da manhã saudável.

Você pode, então, fazer sua lista de tarefas e até reservar uma hora para o almoço. Chega a tarde, e você pode achar que um lanche e um copo extra de café às 16h vai aumentar a sua energia e produtividade até que você termine o expediente.

E você pode escolher às 18h para finalizar suas tarefas do dia.

Qualquer horário funciona para você, anote isso e mantenha um cronograma diário. A consistência vai mantê-lo produtivo durante todo o expediente e garantir que você separe seu trabalho da sua vida regular, que terá lugar dentro de sua casa.

9. Saiba o horário em que você trabalhe melhor

Saber em quais horários você alcança o seu melhor rendimento é uma ótima maneira de otimizar a produtividade. Uma pesquisa feita pela Universidade da Califórnia, em Irvine, registou aumentos de produtividade no final da manhã por volta das 11h, com picos entre as 14h e 15h. Se você alinhar-se com esta linha do tempo e ler seus e-mails às 11h, poderá utilizar-se de alguns dos seus mais valiosos minutos em tarefas que você começa mais perto de alcançar seu objetivo ou de completar um projeto. E o horário para trabalhar em suas tarefas prioritárias, sejam elas um grande projeto para um cliente ou um brainstorming interno, parece ser entre as 14h às 15h. Tenha em mente que todos são diferentes. É importante perguntar a si mesmo quando você pode conseguir o seu melhor rendimento e combinar as tarefas com o seu ritmo natural.

10. Cuide da sua saúde mental no home office

Toda rotina saudável é feita de hábitos construtivos. E mesmo que, em geral, você tenha uma dia a dia maleável, sempre existem certos momentos na sua semana que se repetem. Entre atividades dentro e fora de casa, você vai balanceando a sua vida com diferentes interesses e responsabilidades.

Porém, a realidade nessas semanas se apresenta de maneira diferente: não somente o trabalho é feito todo de casa (para muitos profissionais de escritório), como todas as outras atividades estão restritas a esse mesmo ambiente também. Por conta disso, ter saúde emocional no home office passa por entender quais são seus novos hábitos.


Para essa construção, não se cobre em manter uma rotina muito similar ao que você entende como “normal”; uma vez que a impossibilidade de chegar a um nível desejado pode ser um gatilho para a sua auto-cobrança, aumentando o estresse. Contudo, avalie como ter novos horários e metas, de modo a se manter organizado e motivado.



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